Arquivologia, Carreira
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O papel do arquivista dentro de uma empresa

Quando falo que cursei Arquivologia muita gente me pergunta o que é que um “arquivologista” faz. Então resolvi escrever um pouquinho a respeito dessa profissão tão pouco reconhecida ainda em nosso país, mas que com certeza faz a diferença no dia a dia das empresas.

Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, a Arquivologia é a disciplina que tem por objeto o conhecimento dos arquivos e da arquivística. Por sua vez, a Arquivística é o conjunto de princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos.

A Arquivologia dedica-se à organização e à gestão da informação arquivística contida em diferentes suportes. Informação arquivística é uma informação de caráter orgânico e funcional, pública ou privada, coletiva ou pessoal, produzida, recebida e acumulada por pessoa física ou jurídica em razão de seus objetivos.

A finalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história, portanto, o arquivo nasce com fins administrativos, para atender as demandas das instituições produtoras, mas pode adquirir, ao longo de sua trajetória, fins históricos. A função do arquivo é tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob sua guarda, ou seja, dar acesso a essas informações com agilidade.

Tem uma frase que particularmente é uma das minhas favoritas e que define muito bem o meu sentimento como profissional no campo das ciências da informação, inclusive a coloquei orgulhosamente em meu TCC:

“Um povo sem memória é um povo sem história. E um povo sem história está fadado a cometer, no presente e no futuro, os mesmos erros do passado”. Emília Viotti da Costa.

Quando falamos em arquivos, as pessoas pensam quase que imediatamente no que chamam de “arquivo morto” na empresa. Não gosto muito dessa expressão, acredito que todo arquivo está sempre vivo, mandando lembranças inclusive, muitos estão apenas abandonados ao descaso e descuido dos órgãos produtores ou mantenedores.

O Brasil ainda está um pouco atrasado na questão da arquivologia e sua aplicação. Tanto que ainda existem muitos órgãos públicos sem arquivistas, cujos arquivos estão à mercê do caos total. Se o setor público é assim, imagina o privado. Ainda não é tão comum empresas terem profissionais formados nessa área exercendo as atividades de organização dos documentos, às vezes essas atividades são delegadas a cargos de assistentes e auxiliares administrativos, porém tais profissionais carecem do treinamento adequado para o tratamento da documentação.

Ainda existe o problema da carência literária. No Brasil ainda há pouca literatura arquivística, se produz pouco conhecimento arquivístico, há pouca pesquisa arquivística e pouco debate científico. Durante o período da graduação, a maioria dos textos estudados provinha de autores estrangeiros. Não é de se admirar que tão pouca gente conheça a profissão do arquivista em nosso país.

Mas essa realidade há de mudar. Cada vez mais haverá a necessidade de organizar as informações visando a acessibilidade das mesmas. A bola da vez são os arquivos digitais, sua fragilidade por causa da evolução constante da tecnologia. O profissional precisa buscar sempre atualizar-se das melhores maneiras de organizar, preservar, conservar e dar acesso aos documentos.

O principal objetivo do curso de Arquivologia é formar um profissional capaz de disponibilizar informações arquivísticas, contidas em diferentes suportes, em organizações públicas e privadas, contribuindo para o desenvolvimento de uma sociedade de melhor qualidade.

Os documentos são provas das ações e atividades das empresas, sendo assim, o arquivista ao proporcionar a otimização do arquivo, de modo que este funcione adequadamente de maneira eficiente, pode corroborar para a economia, tanto de tempo quanto de dinheiro, da empresa. Afinal, os documentos servem como prova, mas de que adianta se não houver como encontrá-los quando necessários?!

O objeto de estudo do arquivo é o próprio documento de arquivo, que é produzido ou recebido por uma pessoa ou instituição durante o curso de sua gestão ou atividade para o cumprimento de seus fins e que é conservado como prova e informação.

A regulamentação da profissão de arquivista se deu com a aprovação da Lei 6.546 de 4 de julho de 1978.

Dentre algumas das atribuições incumbidas ao arquivista pela lei, cabe a ele a orientação quanto a classificação, arranjo e descrição dos documentos, bem como a orientação da avaliação e seleção de documentos para fins de preservação. Para isso, o arquivista faz uso de Instrumentos de Gestão Documental, os quais ele elabora de acordo com as atividades de cada instituição.

Um desses instrumentos é o Plano de Classificação de Documentos, o qual distribui os documentos em classes e de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo da instituição, suas estruturas e funções, e da análise dos documentos produzidos por ela. O objetivo do Plano de Classificação é agilizar a busca das informações, tornar disponível a informação de modo rápido e eficaz.

Outro instrumento criado e utilizado pelo arquivista é a Tabela de Temporalidade de documentos, a qual se trata de um instrumento de destinação, que deve ser aprovado pela autoridade competente, onde são definidos os prazos e condições de guarda e sua destinação, que pode ser transferência, recolhimento, descarte ou eliminação dos documentos. A Tabela de Temporalidade estabelece o tempo de guarda dos documentos, e dita o que fazer após esse tempo, se os documentos serão transferidos ao arquivo intermediário, recolhidos ao arquivo permanente, e quais serão descartados/eliminados.

Portanto, de forma resumida, o arquivista é o profissional responsável pela otimização do arquivo, por seu planejamento, organização e gerência de acordo com os interesses e atividades da instituição, visando sempre à disponibilização e o acesso à informação de modo preciso e ágil.

É um curso muito interessante e não me arrependo nem um pouco de tê-lo escolhido, mesmo o mercado de trabalho sendo um pouco restrito ainda. Ter um arquivista na empresa trabalhando em conjunto com profissionais de áreas como administração, direito, história e informática, certamente contribui e agrega valor ao capital humano desse local.

Referências:

Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005.

PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2005.

HERRERA. Antonia Heredia. Archivística General: teoria y practica. 5ª Ed. 1991.

8 comentários

  1. Soraya Vicente diz

    Excelente texto, muito obrigada por ter dado toda informação sobre a importância da Arquivologia. Sou formada em Arquivologia mas infelizmente não atuo na área,não consegui um local no mercado de trabalho porém não perdi a esperança. Preciso me reciclar. Obrigada!

    Curtido por 1 pessoa

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